Suprimir los datos, o archivarlos de forma segura si existe un deber legal o contractual para conservarlos (por ejemplo, para efectos contables, judiciales o históricos).

Casos específicos:

1. Datos laborales: pueden conservarse mientras subsista la relación laboral y durante un tiempo prudencial posterior (usualmente hasta 10 años, según normas laborales y fiscales).

2. Historias clínicas: deben conservarse por mínimo 15 años después del último tratamiento, según la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud.

3. Datos contables y tributarios: deben conservarse por al menos 5 años según la Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.

2. Identificación responsable

Nombre:    AVANZA CONFIABLE S.A.S – NIT 900.555.803 
Dirección: Calle 63f#73ª-11 Teléfono: 3102667493

Correo electrónico: 

avanza.info@avanzaconfiable.com

3. Objeto

Esta Política tiene como objeto informar a los titulares de los datos personales sobre:

1. Los derechos que les asisten como titulares de la información.

2. Los datos personales que AVANZA CONFIABLE S.A.S recolectan.

3. Las finalidades del tratamiento de sus datos personales.

4. Los procedimientos para ejercer sus derechos.

5. Las medidas de seguridad implementadas para proteger sus datos.

4. Definiciones

Para efectos de esta Política, se entenderá por:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso, el responsable del Tratamiento es AVANZA CONFIABLE S.A.S

6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios

El Tratamiento de datos personales por parte de AVANZA CONFIABLE S.A.S se regirá por los siguientes principios:

1. Principio de Legalidad: El Tratamiento se sujetará a las disposiciones legales vigentes.

2. Principio de Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima informada al Titular.

3. Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.

7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

6. Datos Personales Recolectados

AVANZA CONFIABLE S.A.S recolecta los siguientes tipos de datos personales, dependiendo del servicio solicitado:

1. Datos de identificación: Nombre completo, número de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT), fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, estado civil.

2. Datos de contacto: Dirección de residencia, número de teléfono (fijo y/o celular), correo electrónico.

3. Datos laborales: Cargo, empresa donde labora, dirección de la empresa, teléfono de la empresa, correo electrónico corporativo.

4. Datos académicos: Nivel de estudios, títulos obtenidos, instituciones educativas.

5. Datos familiares: Nombres de familiares, parentesco, datos de contacto.

6. Datos financieros: Información bancaria (número de cuenta, tipo de cuenta, entidad bancaria). Este tipo de datos solo se recolecta si es necesario para el pago de servicios.

7. Datos de contenido socio económico: como ingresos, egresos, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.

8. Datos sensibles: Esta categoría es crucial y requiere un manejo especial. Aquí se deben listar los datos sensibles que recolectan, justificando su necesidad y obteniendo el consentimiento explícito del titular. Ejemplos:

9. Resultados de pruebas de polígrafo: Se recolectan para verificar la veracidad de la información proporcionada por un candidato o empleado. Es fundamental informar al titular sobre la naturaleza y alcance de esta prueba, así como sobre sus derechos.

10. Información sobre antecedentes judiciales y penales: Se recolecta para verificar la idoneidad de un candidato o empleado para un puesto de trabajo. Se debe tener en cuenta que el acceso a esta información está regulado y requiere autorización legal.

11. Información sobre salud: Se recolecta únicamente si es relevante para el puesto de trabajo y con el consentimiento explícito del titular. Se debe garantizar la confidencialidad y seguridad de esta información.

7. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados por AVANZA CONFIABLE S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades:

CLIENTES Y PUBLICO EN GENERAL

1. Para Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente.

2. Para el tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico.

3. Para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono).

4. Para la contestación a las peticiones, quejas o reclamos elevados por personas naturales hacia AVANZA CONFIABLE S.A.S

5. Para la obtención o suministro de bienes y/o servicios requeridos u ofrecidos AVANZA CONFIABLE S.A.S

6. Para enviar, solicitar y recibir información de los acreedores y deudores, incluyendo, pero no limitándose a saldos pendientes, deudas canceladas

7. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes.

8. Para realizar actividades de mercadeo, investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

9. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

10. Para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, incluyendo, pero no limitándose a, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

11. Enviar información comercial, publicitaria o promocional a sus clientes por medio de correo físico, electrónico, dispositivos móviles (mensajes de texto, WhatsApp, Messenger, Facebook, Twitter, etc.) o través de cualquier otro método análogo o digital de comunicación creado o por crearse.

12. Suministrar, compartir, enviar o entregar los datos personales a empresas filiales, vinculadas, subordinadas y/o clientes de AVANZA CONFIABLE S.A.S en el evento que dichas empresas requieran la información para los fines acá indicados respecto a los datos.

13. Para el envío y recepción de factura y documentos electrónicos entre las partes.

8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

La Empresa puede compartir sus datos personales con:

1. Proveedores de Servicios: Empresas que prestan servicios a la Empresa, como proveedores de exámenes de poligrafía y bases de consultas de antecedentes.

2. Autoridades: Autoridades judiciales, administrativas o reguladoras, cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal.

3. Otras Empresas del Grupo: Si la Empresa forma parte de un grupo empresarial, puede compartir sus datos con otras empresas del grupo para fines administrativos internos.

4. Terceros con su Consentimiento: Cualquier otro tercero con el que la Empresa comparta sus datos con su consentimiento previo.

En caso de que la Empresa transfiera datos personales a un país que no ofrece un nivel de protección equivalente al de Colombia, se asegurará de que existan garantías adecuadas para proteger sus datos personales, como la firma de cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

9. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 la Ley 1581 de 2012, usted tiene los siguientes derechos con respecto a sus datos personales:

1. Derecho a conocer: Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

2. Derecho a actualizar: Solicitar la actualización de sus datos personales cuando sean incompletos o inexactos.

3. Derecho a rectificar: Solicitar la rectificación de sus datos personales cuando sean erróneos.

4. Derecho a suprimir: Solicitar la supresión de sus datos personales cuando no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados, o cuando haya expirado el plazo autorizado para su Tratamiento.

5. Derecho a revocar la autorización: Revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida su supresión.

6. Derecho a presentar quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley

10. Procedimiento o protocolo para la atención de    consultas, reclamos y peticiones, y mecanismos para  ejercer los derechos de los titulares

Para ejercer sus derechos, puede enviar una solicitud por escrito a la dirección de correo electrónico indicada en el apartado 2 de esta Política de Privacidad.

1. Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de AVANZA CONFIABLE S.A.S. Y la Empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la Empresa será atendida en un término máximo de quince

(15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de e datos de AVANZA CONFIABLE S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante AVANZA CONFIABLE S.A.S la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a AVANZA CONFIABLE S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos

(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que AVANZA CONFIABLE S.A.S. Reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la Empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

2. Una vez recibido el reclamo completo, la Empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite “y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.

3. Las solicitudes que presente el titular con el finde realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

   1. Estar dirigida a AVANZA CONFIABLE S.A.S

   2. Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).

   3. Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.

   4. El objeto de la petición.

   5. Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).

   6. Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos) En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

3. Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causas habientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos, una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la Empresa.

4. Petición de actualización y/o rectificación

AVANZA CONFIABLE S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

11. Seguridad de los Datos Personales

de conformidad con el artículo 7 del decreto 1377 de 2013 la Empresa ha implementado medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales los cuales almacena en una base de datos calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

12. Legislación aplicable y vigencia

Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2015

Esta política rige a partir del quince (15 de abril de 2025) y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.